Si vous avez déjà assisté à une réunion ennuyeuse, vous savez à quel point cela peut être pénible. Dans cet article, nous allons vous donner quelques astuces que les grands dirigeants appliquent pour mener à bien leur réunion.
Comment les grands patrons dirigent leur réunion ?
Il est important pour les participants à une réunion de clarifier à l’avance ce qui est attendu. Cela peut aider l’organisateur à détailler son invitation et permettre à chacun de déterminer si sa présence est vraiment nécessaire. Si ce n’est pas le cas, il est préférable de quitter la réunion plutôt que d’y rester inutilement.
Convier 15 participants maximum
Beaucoup de réunions peuvent se révéler inutilement longues et peu productives en raison d’un nombre excessif de participants. La règle des “deux pizzas maximum” de Jeff Bezos est donc une méthode pratique pour s’assurer que seuls les membres clés de l’équipe sont impliqués dans la discussion. Ceci afin de maximiser l’efficacité de la réunion.
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Bien sûr, il va sans dire que cette règle doit être utilisée avec discernement. Cela ne signifie pas qu’une équipe doit être limitée à deux personnes, mais plutôt que le nombre de participants doit être réduit à l’essentiel.
Respecter l’heure
Sheryl Sandberg, l’ancienne boss des opérations chez Facebook, sait comment abréger une réunion qui s’éternise.
Elle est réputée pour réussir à faire tenir une heure de réunion en seulement vingt minutes, en évitant toute digression. Et si l’ordre du jour est bouclé avant la fin du temps imparti, pas question de trainer sur son siège ou d’aborder de nouveaux sujets. Il est temps de lever les voiles.
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Pour cela, il est crucial de commencer la réunion à l’heure précise. Certains dirigeants n’hésitent pas à passer aux points les plus importants dès les dix premières minutes, sans s’encombrer des formalités d’usage.
Si c’est pour perdre son temps, mieux vaut quitter la réunion
Le magnat de la technologie, connu pour ses commentaires francs et controversés, a récemment suggéré aux dirigeants d’entreprise de quitter les réunions s’ils n’ont rien à faire ou à apprendre. Bien que cela puisse sembler ironique venant d’Elon Musk, cette recommandation est en réalité partagée par de nombreux chefs d’entreprise.
Les DRI (Directly Responsible Individuals)
Chez Apple, Steve Jobs avait popularisé l’idée des DRI, soit les individus directement responsables. En gros, à la fin de chaque réunion, chaque tâche à réaliser doit être attribuée à quelqu’un de précis, pour que chacun sache clairement ce qui est attendu de lui.
Pensez aussi à envoyer un petit récap’ ou un compte-rendu après la réunion, en plus de l’ordre du jour envoyé en amont. C’est le meilleur moyen d’éviter les incompréhensions entre les participants.
Autant éviter les réunions si c’est juste pour une annonce
On en parle de ces réunions inutiles où on a l’impression de perdre notre temps ? Larry Page, le cofondateur et ex-boss de Google, est d’accord avec nous.
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Pour lui, pas besoin de faire une réunion si y’a pas de décisions à prendre ou de feedback à donner. Si c’est juste pour faire une annonce, ça peut se régler par e-mail, en tête-à-tête ou une note des service, autant éviter la réunion.
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